Podmínky ochrany osobních údajů

PODMÍNKY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Tyto Podmínky zpracování osobních údajů (dále jen „Podmínky zpracování údajů“) se vztahují na zpracování Osobních údajů tou ze společností KYOCERA Document Solutions (dále jen „KYOCERA“), která se nachází v zemi, v níž má sídlo Zákazník, a to ve vztahu ke službám uvedeným v příloze 1 těchto Podmínek zpracování údajů. Seznam společností KYOCERA Document Solutions je uveden v příloze 3.

V případě, že si Vaše společnost neobjednala jednu nebo více Služeb uvedených v příloze 1, tyto Podmínky zpracování údajů se neuplatní.

Tyto Podmínky zpracování údajů mají povahu závazné smlouvy o zpracování osobních údajů ve smyslu článku 28 odst. 3 GDPR a stanoví předmět a dobu trvání zpracování, povahu a účel zpracování, typ Osobních údajů a kategorie Subjektů údajů a povinnosti a práva Správce. Tyto Podmínky zpracování údajů jsou doplněny ujednáními uvedenými v dohodě mezi KYOCERA a Zákazníkem týkající se Služeb (dále jako „Dohoda“).

Ve vztahu ke zpracování Osobních údajů podle Dohody a podle těchto Podmínek zpracování údajů je Zákazník Správcem a KYOCERA Zpracovatelem Osobních údajů. Případně může Zákazník vystupovat jako Zpracovatel pro své koncové zákazníky a KYOCERA může vystupovat jako jeho dílčí Zpracovatel.

Článek 1                     Definice

Pojmy, které jsou v těchto Podmínkách zpracování údajů označeny velkým písmenem, mají následující význam (slova v jednotném čísle zahrnují množné číslo a naopak) nebo, nejsou-li uvedeny níže, mají význam stanovený v GDPR:

1.1 „Zákazník“znamená zákazníka KYOCERA jednající vlastním jménem a podle potřeby i jménem Přidružených společností KYOCERA, které jsou uvedeny v dopise, k němuž jsou připojeny tyto Podmínky zpracování údajů.

1.2 „Právní předpisy o ochraně osobních údajů“ znamená všechny zákony a jiné právní předpisy, které se vztahují na zpracování Osobních údajů podle Dohody, zejména, nikoliv však výlučně, GDPR.

1.3 „GDPR“ znamená nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), s přímou použitelností ve všech členských státech Evropské unie od 25. května 2018.

1.4 „Přidružená společnost KYOCERA“ znamená právní subjekt, který vlastní nebo ovládá, je vlastněn nebo ovládán nebo je pod společnou kontrolou nebo vlastnictvím společnosti KYOCERA, kdy kontrola je definována jako možnost přímo nebo nepřímo řídit nebo ovlivňovat způsob řízení a politiku subjektu, ať už prostřednictvím nakládání s hlasovacími právy, na základě smlouvy nebo jinak.

1.5 „Služby“ znamená služby, které má KYOCERA provádět  podle Dohody.

1.6 „Standardní smluvní doložky“ znamená smluvní doložky dle článku 9 těchto Podmínek zpracování údajů, jejichž znění je uvedeno
v příloze 2.

1.7 „Dílčí zpracovatel“ znamená jakéhokoli Zpracovatele využívaného společností KYOCERA, popř. Přidruženou společností KYOCERA.

1.8 „TOO“ znamená technická a organizační opatření požadovaná podle článku 32 GDPR. 

Článek 2                     Zpracování Osobních údajů

2.1 Pokyny. KYOCERA zpracovává Osobní údaje pouze v souladu s písemnými pokyny Zákazníka. Zákazník je povinen zajistit, aby veškeré pokyny, které poskytne společnosti KYOCERA podle těchto Podmínek zpracování údajů a Dohody, byly v souladu s Právními předpisy o ochraně osobních údajů. Zákazník nese výhradní odpovědnost za přesnost, kvalitu a zákonnost Osobních údajů a prostředky, kterými Osobní údaje získal.

2.2 Podrobnosti zpracování. Příloha 1 k těmto Podmínkám zpracování údajů obsahuje podrobnější informace týkající se zpracování Osobních údajů, které vyžaduje článek 28 odst. 3 GDPR.

2.3 Dodržování Právních předpisů o ochraně osobních údajů. KYOCERA bude při zpracování Osobních údajů dodržovat veškeré Právní předpisy o ochraně osobních údajů.

2.4 Důvěrnost. KYOCERA bude s Osobními údaji nakládat jako s přísně důvěrnými a nebude je přenášet, šířit ani jinak předávat třetím stranám,  ledaže se jedná o předání v souladu s článkem 3, na základě písemného pokynu Zákazníka, za účelem plnění Dohody nebo pokud to vyžadují obecně závazné právní předpisy, které se na společnost KYOCERA vztahují. V posledně jmenovaném případě KYOCERA bude informovat Zákazníka o tomto právním požadavku před předáním Osobních údajů, ledaže by právní předpisy poskytování takových informací zakazovaly z důležitých důvodů veřejného zájmu; v takovém případě bude KYOCERA informovat Zákazníka o tomto právním požadavku do 24 hodin od okamžiku, kdy se o něm KYOCERA dozvěděla nebo o něm musela vědět.

Článek 3                     Dílčí zpracovatelé

3.1 Využití Dílčích zpracovatelů. Zákazník bere na vědomí a souhlasí s tím, že (a) Přidružené společnosti KYOCERA mohou být využívány jako Dílčí zpracovatelé; a (b) KYOCERA a Přidružené společnosti KYOCERA mohou v souvislosti s poskytováním služeb využívat jako Dílčí zpracovatele třetí strany. Seznam Dílčích zpracovatelů je zveřejněný na internetové stránce www.kyoceradocumentsolutions.eu a může být průběžně měněn dle vlastního uvážení společnosti KYOCERA. Změna bude Zákazníkovi oznámena nejméně dva (2) týdny předem, a to zveřejněním aktualizovaného seznamu Dílčích zpracovatelů na výše uvedené internetové stránce.

3.2 Povinnosti Dílčího zpracovatele. Zapojí-li KYOCERA Dílčího zpracovatele, uzavře s ním písemnou smlouvu, která bude Dílčímu zpracovateli ukládat přinejmenším stejné povinnosti, kterými je vázána KYOCERA dle těchto Podmínek zpracování údajů. Zejména musí uložit Dílčímu zpracovateli povinnost zavést příslušná TOO, aby splňoval požadavky platných Právních předpisů o ochraně osobních údajů.

3.3 Právo námitky proti novému Dílčímu zpracovateli. Zákazník je oprávněn vznést námitku proti využití služeb nového Dílčího zpracovatele společností KYOCERA, vždy však nejpozději do dvou (2) týdnů od zveřejnění zamýšlené změny na internetové stránce www.kyoceradocumentsolutions.eu. V případě odůvodněné námitky bude KYOCERA se Zákazníkem v dobré víře spolupracovat na z obchodního hlediska přijatelné změně v poskytování Služeb, která by zamezila tomu, aby Osobní údaje zpracovával navržený Dílčí zpracovatel, proti němuž byla vznesena námitka. Nebude-li KYOCERA schopna takovou změnu provést v přiměřené lhůtě, která nesmí překročit třicet (30) dní, je Zákazník oprávněn vypovědět poskytování těch Služeb, které KYOCERA nemůže poskytovat bez použití navrhovaného Dílčího zpracovatele, a to písemnou výpovědí zaslanou společnosti KYOCERA.

3.4 Odpovědnost. KYOCERA odpovídá za jednání a opomenutí svých Dílčích zpracovatelů ve stejném rozsahu, v jakém by odpovídala, pokud by služby jednotlivých Dílčích zpracovatelů vykonávala sama v souladu s těmito Podmínkami zpracování údajů.

Článek 4                     Pracovníci KYOCERA

4.1 Důvěrnost. KYOCERA zajistí, aby její pracovníci zapojení do zpracování Osobních údajů dle Dohody byli informováni o důvěrné povaze Osobních údajů a absolvovali odpovídající školení o svých povinnostech. V souvislosti se zpracováním Osobních údajů se KYOCERA zavazuje uzavřít s pracovníky zapojenými do zpracování Osobních údajů písemné dohody o zachovávání důvěrnosti nebo jinak zajistit důvěrnost Osobních údajů. KYOCERA zajistí, aby povinnost zachování důvěrnosti trvala i po ukončení příslušného pracovněprávního vztahu. Výše uvedené neplatí, pokud se na příslušné pracovníky KYOCERA vztahuje povinnost mlčenlivosti podle obecně závazných právních předpisů.

4.2 Spolehlivost. KYOCERA podnikne veškeré přiměřené kroky, aby zajistila spolehlivost svých pracovníků zapojených do zpracování Osobních údajů.

4.3  Omezení přístupu. KYOCERA zajistí, aby přístup k Osobním údajům byl omezen pouze na pracovníky, kteří potřebují Osobní údaje k provádění Služeb v souladu s Dohodou.

4.4 Pověřenec pro ochranu osobních údajů. V případech, kdy to obecně závazné Právní předpisy o ochraně osobních údajů vyžadují, jmenuje KYOCERA pověřence pro ochranu osobních údajů. Pověřence pro ochranu osobních údajů společnosti KYOCERA můžete kontaktovat prostřednictvím e-mailu uvedeného v příloze 3. 

Článek 5                     Bezpečnost a kontrola dat

5.1 Bezpečnost. KYOCERA zavede veškerá technická a organizační bezpečnostní opatření, která jsou přiměřená pro zajištění úrovně bezpečnosti Osobních údajů odpovídající rizikům s přihlédnutím k současnému stavu techniky, nákladům na provedení, povaze, rozsahu, kontextu a účelům zpracování i k různě pravděpodobným a různě závažným rizikům pro práva a svobody dotčených fyzických osob. Přehled technických a organizačních bezpečnostních opatření je zveřejněn na internetových stránkách www.kyoceradocumentsolutions.eu. K udržení odpovídající úrovně zabezpečení smí KYOCERA tento přehled aktualizovat i bez předchozího upozornění.

5.2 Audit. KYOCERA umožní Zákazníkovi provést audit technických a organizačních bezpečnostních opatření využívaných při zpracování Osobních údajů (dále jen „Audit“). Audit lze provést jednou za kalendářní rok nebo vícekrát za rok v případě důvodného podezření z porušení ustanovení těchto Podmínek zpracování údajů nebo na základě pokynu nebo žádosti příslušného Dozorového úřadu během běžné pracovní doby společnosti KYOCERA. Zákazník je povinen oznámit konání Auditu podle tohoto článku 5.2 společnosti KYOCERA v přiměřeném předstihu, a vynaložit (a zajistit, aby každý z jím pověřených auditorů vynaložil) přiměřené úsilí, aby nezpůsobil (nebo, pokud se tomu nemůže vyhnout, minimalizoval) jakoukoli újmu, zranění nebo narušení prostor, vybavení, pracovníků a podnikání společnosti KYOCERA. Účelem Auditu bude pouze ověřit, zda KYOCERA zpracovává Osobní údaje v souladu s těmito Podmínkami zpracování údajů a Dohodou (dále jen „Účel“). Audit bude provádět Zákazníkem vybraný auditor (dále jen „Auditor“), který není konkurentem společnosti KYOCERA, a který je podle rozumného úsudku Zákazníka neutrální a disponuje odbornými znalostmi a dovednostmi potřebnými pro provedení Auditu. Zákazník zajistí, aby Auditor zachovával mlčenlivost o svých zjištěních. KYOCERA umožní Auditorovi přístup do svých prostor, k příslušným pracovníkům, systémům a dokumentům výlučně pro Účely Auditu.

5.3 Náklady na audit. Zákazník je povinen uhradit veškeré náklady, odměny, poplatky a výdaje spojené s Auditem s výjimkou interních nákladů, které v souvislosti s Auditem vynaložila KYOCERA. Pokud Audit odhalí jakékoli významné nedostatky u společnosti KYOCERA, uhradí KYOCERA Zákazníkovi všechny skutečně a rozumně vynaložené náklady, které Zákazníkovi v souvislosti s Auditem vznikly.

5.4 Výsledky auditu. Zákazník poskytne společnosti KYOCERA kopii zprávy Auditora. V případě, že zpráva odhalí porušení ze strany společnosti KYOCERA při plnění jejích povinností vyplývajících z Dohody nebo porušení platných Právních předpisů o ochraně osobních údajů, KYOCERA okamžitě zjedná nápravu takového porušení, což písemně potvrdí Zákazníkovi. 

Článek 6                     Žádosti subjektu údajů

6.1 Technická a organizační opatření. S přihlédnutím k povaze zpracování, KYOCERA bude Zákazníkovi nápomocna prostřednictvím vhodných technických a organizačních opatření, pokud je to možné, pro splnění Zákazníkovy povinnosti reagovat na žádost Subjektu údajů podle GDPR nebo jiných platných Právních předpisů o ochraně osobních údajů.

6.2 Žádosti Subjektu údajů. KYOCERA, v rozsahu povoleném právními předpisy, ihned oznámí Zákazníkovi, že obdržela žádost od Subjektu údajů. V rozsahu, v jakém Zákazník při využívání Služeb nedokáže reagovat na žádost Subjektu údajů, vynaloží KYOCERA na žádost Zákazníka rozumně požadované úsilí, aby Zákazníkovi pomohla na takovou žádost Subjektu údajů reagovat, a to v rozsahu, který právní předpisy umožňují, přičemž reakce na takovou žádost Subjektu údajů musí být v souladu s GDPR a jinými Právními předpisy o ochraně osobních údajů. KYOCERA má právo požadovat po Zákazníkovi náhradu veškerých nákladů, které jí při poskytování součinnosti vzniknou.

Článek 7                     Porušení zabezpečení Osobních údajů

7.1 Oznámení. KYOCERA bude, v rozsahu dovoleném právními předpisy, ihned informovat Zákazníka o jakémkoli porušení zabezpečení Osobních údajů nebo o důvodném podezření na porušení zabezpečení Osobních údajů ze strany společnosti KYOCERA nebo jejího Dílčího zpracovatele (Dílčích zpracovatelů), a to ihned poté, co se o takovém porušení nebo podezření dozví. Oznámení bude obsahovat přinejmenším informace uvedené v článku 33 odst. 3 GDPR.

7.2 Náprava. V rozsahu, v jakém je Porušení zabezpečení Osobních údajů způsobeno nedodržením požadavků těchto Podmínek zpracování údajů, Dohody nebo platných Právních předpisů o ochraně osobních údajů ze strany společnosti KYOCERA nebo jejích Dílčích zpracovatelů, KYOCERA, s přihlédnutím k povaze porušení zabezpečení Osobních údajů a různě pravděpodobným a závažným rizikům pro práva a svobody fyzických osob, na pokyn Zákazníka vynaloží veškeré úsilí k identifikaci a nápravě příčiny porušení zabezpečení Osobních údajů, ke zmírnění rizik pro práva a svobody dotčených fyzických osob a v případě odůvodněného požadavku Zákazníka bude Zákazníkovi nápomocna při zajišťování souladu s Právními předpisy o ochraně osobních údajů.

7.3 Další součinnost. V rozsahu, v jakém porušení zabezpečení Osobních údajů nezpůsobila KYOCERA nebo její Dílčí zpracovatelé nedodržením požadavků těchto Podmínek zpracování údajů, Dohody nebo platných Právních předpisů o ochraně osobních údajů, poskytne KYOCERA Zákazníkovi při vyřizování porušení zabezpečení Osobních údajů veškerou rozumně požadovanou součinnost, a to s přihlédnutím k povaze porušení zabezpečení Osobních údajů a různě pravděpodobným a různě závažným rizikům pro práva a svobody dotčených fyzických osob. KYOCERA má právo požadovat po Zákazníkovi náhradu veškerých nákladů, které jí při poskytování takové součinnosti vzniknou.

Článek 8                     Posouzení vlivu na ochranu osobních údajů a předchozí konzultace

KYOCERA poskytne Zákazníkovi na jeho žádost přiměřenou součinnost při provádění posuzování vlivu na ochranu osobních údajů a předchozí konzultaci s Dozorovým úřadem podle článku 35 nebo 36 GDPR nebo obdobných ustanovení jiného Právního předpisu o ochraně osobních údajů, ovšem vždy pouze ve vztahu ke zpracování Osobních údajů prováděným společností KYOCERA a při zohlednění povahy zpracování a informací, které má KYOCERA k dispozici. 

Článek 9                     Standardní smluvní doložky

9.1 Použitelnost. Pokud KYOCERA předává Osobní údaje svým Dílčím zpracovatelům se sídlem mimo území EU a pokud se takové předávání nezakládá na rozhodnutí o odpovídající ochraně podle článku 45 GDPR, KYOCERA zajistí uzavření Standardních smluvních doložek v podobě uvedené v příloze 2. Standardní smluvní doložky jsou s Dílčím zpracovatelem uzavírány pro Zákazníka a jeho jménem nebo případně pro koncového zákazníka Zákazníka (Zákazník v takovém případě prohlašuje a zaručuje, že jej koncový zákazník řádně a účinně zmocnil k zastupování). Pokud Dílčí zpracovatel, se kterým byly uzavřeny Standardní smluvní doložky, zapojí do Zpracování další zpracovatele, uzavře s nimi v případě potřeby Standardní smluvní doložky. V případě, že platné Právní předpisy o ochraně osobních údajů vyžadují, aby Standardní smluvní doložky byly uzavřeny se Zákazníkem, nebo případně s koncovým zákazníkem Zákazníka, uzavře Dílčí zpracovatel tyto Standardní smluvní doložky pro Zákazníka a jeho jménem nebo případně pro koncového zákazníka Zákazníka. Kopii příslušných Standardních smluvních doložek můžete získat prostřednictvím kontaktních údajů uvedených v příloze 3.

9.2 Změna Dílčího zpracovatele. V případě, že se uskuteční změna Dílčího zpracovatele podle článku 3 těchto Podmínek zpracování údajů, KYOCERA smí na základě vlastního uvážení příslušným způsobem aktualizovat odpovídající údaje ve Standardních smluvních doložkách.

9.3 Rozpor. V případě jakéhokoli rozporu nebo nesouladu mezi těmito Podmínkami zpracování údajů a Standardními smluvními doložkami uvedenými v příloze 2 se uplatní Standardní smluvní doložky.

9.4 Doba trvání. Standardní smluvní doložky zůstávají v platnosti až do chvíle, kdy je Evropská Komise v souladu s článkem 46 odst. 5 GDPR podle potřeby změní, nahradí nebo zruší. V případě nahrazení Standardních smluvních doložek je KYOCERA oprávněna jednostranně aktualizovat znění Standardních smluvních doložek uvedených v příloze 2. 

Článek 10                  Výmaz a vrácení

Výmaz a vrácení. V souladu s rozhodnutím Zákazníka KYOCERA všechny Osobní údaje buď vymaže, nebo je vrátí Zákazníkovi po ukončení poskytování Služeb spojených se Zpracováním.

Článek 11                  Odpovědnost

Odpovědnost každé strany a jejích přidružených společností vyplývající nebo související s těmito Podmínkami zpracování údajů podléhá omezením odpovědnosti, jak byla sjednána v Dohodě. 

Článek 12                  Přednost před Dohodou

Tyto Podmínky zpracování údajů pouze doplňují Dohodu, která nadále zůstává v plné platnosti a účinnosti. V případě rozporu mezi Dohodou a těmito Podmínkami zpracování údajů mají přednost tyto Podmínky zpracování údajů.

PŘÍLOHA 1 (a): KYOCERA Fleet Services (správa zařízení)

Tato příloha se použije, pokud Vaše společnost nebo koncový zákazník Vaší společnosti využívají službu KFS.

Tato příloha 1 (a) obsahuje některé informace o zpracování osobních údajů dle článku 28 odst. 3 GDPR.

PŘÍLOHA 1 (b): (Vzdálená) údržba

Tato příloha se použije, pokud Vaše společnost nebo koncový zákazník Vaší společnosti využívají službu (vzdálené) údržby.

Tato příloha 1 (b) obsahuje některé informace o zpracování osobních údajů podle článku 28 odst. 3 GDPR.

PŘÍLOHA 1 (c): Správa licencí a aktivace

Tato příloha se použije, pokud Vaše společnost nebo koncový zákazník Vaší společnosti využívají službu správy licencí v rámci portálu KYOCERA Licensing Portal KSLP, nebo aktivační službu v rámci softwaru KYOCERA Device Manager nebo prostřednictvím našich webových stránek.

Tato příloha 1 (c) obsahuje některé informace o zpracování Osobních údajů podle článku 28 odst. 3 GDPR.

PŘÍLOHA 2. STANDARDNÍ SMLUVNÍ DOLOŽKY

Standardní smluvní doložky jsou zveřejněny na internetových stránkách www.kyoceradocumentsolutions.eu.

Příloha 3: Společnosti KYOCERA Document Solutions

Pokud se v zemi, ve které má Zákazník sídlo, nenachází žádná ze společností KYOCERA, pak se tyto Podmínky zpracování údajů vztahují na společnost KYOCERA Document Solutions Europe B.V.

Tyto Podmínky zpracování údajů se vztahují pouze na Zákazníky se sídlem v regionu EMEA, včetně Ruska.

KYOCERA Document Solutions Europe B.V.
Attn.: Data Protection Officer
Bloemlaan 4
2132 NP Hoofddorp
The Netherlands
e: privacy@deu.kyocera.com